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Cost control in albergo: idee intelligenti per risparmiare denaro

Strategie per controllare i costi

L’inflazione, i problemi legati al personale e le crescenti aspettative degli ospiti rappresentano solo alcune delle sfide che tengono svegli di notte i gestori di hotel.

C’è in realtà un problema ancora più pressante che ci tormenta:

come ridurre i costi dell’albergo e mantenere a galla l’attività in un mercato sempre più competitivo?

Dal mio punto di vista di consulente e professionista del settore, vedo in questo argomento, non solo sfide, ma anche molte opportunità per migliorare i propri servizi e stare al passo con le esigenze degli ospiti moderni.

La chiave è agire in modo adeguato e tempestivo, dando priorità alle scelte intelligenti che possono davvero fare la differenza.

I costi infatti possono sempre essere ridotti, ma se agiamo senza un’adeguata strategia, quale sarà l’impatto sulle operazioni quotidiane? E sui nostri collaboratori?

E come si rifletteranno sull’esperienza degli ospiti i tagli indiscriminati di risorse?

Come trasformare i problemi di costo in un vantaggio competitivo

6 idee intelligenti

1. Investire in digitalizzazione

Un investimento in una struttura tecnologica completa, incentrata sulla gestione dei dati degli ospiti, permette di semplificare i processi operativi e di ridurne i relativi costi.

Purtroppo, molti hotel sono in ritardo con gli investimenti tecnologici, nonostante l’accelerazione della crescita digitale degli ultimi anni.

Si fa ancora affidamento su processi manuali, sistemi obsoleti e soluzioni software disarticolate, che possono portare ad inefficienze, errori ed esperienze negative per gli ospiti.

In particolare questo approccio pone gli hotel indipendenti e a conduzione familiare in una posizione di svantaggio rispetto alle strutture che fanno parte di catene o “famiglie di alberghi”, i quali godono infatti degli investimenti tecnologici della proprietà.

Qualche esempio pratico per fare il salto di qualità da subito.

Front Office

Un buon software può ridurre notevolmente le inefficienze e accelerare i processi operativi al front desk di un hotel. Automatizzando attività come il check-in, il check-out, l’assegnazione delle camere e l’elaborazione dei pagamenti, la reception può snellire le operazioni burocratiche e migliorare l’esperienza complessiva degli ospiti.

Ad esempio, con un PMS (Property Management System) è possibile gestire tutte le operazioni di front desk da un’unica interfaccia, riducendo il rischio di errori e la perdita di tempo nell’inserire manualmente i dati.

Il PMS può anche automatizzare alcuni processi come l’assegnazione delle camere e la gestione dell’inventario. Ciò contribuisce sia alla riduzione del carico di lavoro del personale del front desk, sia ad avere più tempo per concentrarsi sugli ospiti e poter offrir loro un’accoglienza più umana.

Marketing

Anche qui una sigla: parliamo di CRM (Customer Relationship Management).

Un solido sistema CRM ci viene in aiuto nel momento in cui dobbiamo acquisire e memorizzare i dati degli ospiti da tutti i canali di distribuzione. Questi dati possono includere le preferenze dei nostri clienti, la cronologia delle prenotazioni e i loro feedback.

A cosa ci servono questi dati? A personalizzare l’esperienza, offrire promozioni mirate e migliorare la fidelizzazione.

Senza questi dati preziosi, fatichiamo a prendere decisioni informate e ciò si traduce direttamente in una perdita di opportunità di guadagni.

Controllo di gestione

Il controllo dei costi non è completo se non si possono monitorare con costanza costi e ricavi.

E se non si possono monitorare i dati economici non si possono prendere decisioni consapevoli sulle strategie operative e sulle scelte di investimenti.

Un buon software per il controllo di gestione è un alleato importante per aiutarci a ridurre i costi, migliorare l’efficienza e garantire il monitoraggio dell’andamento di ogni reparto.

Oggi questi software hanno una marcia in più: si avvalgono del supporto dell’intelligenza artificiale.

Se ancora non disponi di un sistema per il controllo di gestione ti consiglio di non perdere altro tempo. Mettiti in contatto con me per valutare la soluzione più adatta alla tua struttura ricettiva.

Sì, ti contatto subito!

2. Sfruttare appieno gli spazi dell’hotel

Reinventare gli spazi dell’hotel, ottenere il massimo rendimento da ogni area e scovare soluzioni creative per generare entrate aggiuntive sono alcune tendenze che sempre più prendono piede nel settore dell’ospitalità.

Ripensando gli spazi alberghieri sottoutilizzati, come le sale conferenze o addirittura interi piani che a volte rimangono inattivi, possiamo dare una nuova immagine alle nostre attività ricettive.

Ad esempio, si può pensare di trasformare gli spazi per eventi “classici” così come li abbiamo sempre visti, in luoghi multifunzionali, modificabili in base all’esigenza, come ambienti di co-working o stanze per lo smart working.

Questo approccio può portare a nuovi flussi di entrate, a una maggiore attrattività e a un rinnovato appeal del marchio. L’occasione perfetta per trasformare costosi spazi in beni che generano reddito.

3.Esternalizzazione della gestione, del cost control e del revenue management

L’esternalizzazione di alcune aree del management talvolta consente di risparmiare denaro e di aumentare i ricavi. L’outsourcing consente infatti di avvalersi di professionisti esperti, specializzati in aree quali la generazione di ricavi, la gestione finanziaria e il miglioramento delle prestazioni operative.

Ciò permette all’albergatore più respiro, mentre gli esperti si occupano delle operazioni e della gestione economica dell’hotel. In questo modo non solo si risparmia tempo, fatica e denaro, ma ci si assicura che ogni dettaglio dell’attività sia in forma ottimale e riceva l’attenzione che merita.

Questo è ciò che faccio nel mio lavoro: identifico le aree in cui si possono ridurre le spese e aumentare i profitti, assicuro il giusto equilibrio tra costi e ricavi e assisto gli albergatori e i loro collaboratori nell’efficientamento delle attività quotidiane.

Puoi approfondire il mio metodo di lavoro qui.

4. Analisi PnL: Che cosa entra e che cosa esce

Il conto economico (in inglese PnL = Profit & Loss Statement) è un report fondamentale per gli albergatori, in quanto può aiutare a ridurre i costi e a migliorare la redditività. Qualsiasi azienda alberghiera che desideri ottenere risultati finanziari sani dovrebbe investire una buona quantità di tempo nella creazione di un conto economico ben strutturato e dedicare del tempo alla revisione mensile.

L’analisi delle spese straordinarie, il monitoraggio degli acquisti e la revisione di ogni voce possono rivelare opportunità di riduzione dei costi, compresi tutti quei piccoli risparmi che a lungo andare potrebbero avere un peso significativo sul bilancio.

Inoltre, l’analisi dei ricavi è un ottimo modo per aiutare gli albergatori a identificare le opportunità di generare maggiore fatturato, come ad esempio quando e come implementare strategie per aumentare entrate extra.

Le analisi economiche sono il cuore pulsante del mio lavoro di Hospitality Strategist.

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5. Parlare con i fornitori e negoziare i contratti

Quando i contratti con i fornitori devono essere rinnovati, gli albergatori hanno l’opportunità di rinegoziare i termini e ottenere tariffe più favorevoli per forniture e contratti. Tuttavia, occorre essere preparati per affrontare questo momento delicato.

Ecco i passi fondamentali per avere successo nella negoziazione:

  • Ricercate i prezzi attuali del mercato per i prodotti e i servizi richiesti. Richiedete almeno 3 preventivi per fare un confronto. Queste informazioni vi aiuteranno a capire il giusto valore di mercato e quali tariffe aspettarsi;
  • Siate aperti a discutere di condizioni come i piani di pagamento, i minimi d’ordine e le possibilità di sconto per grosse forniture, in quanto ciò può aiutarvi a risparmiare sui costi nel lungo periodo;
  • Costruite relazioni di rispetto con i fornitori. Offrire ai fornitori referral in cambio di tariffe agevolate può essere vantaggioso per entrambe le parti. (Il referral è il link di una pagina web che rimanda ad un altro sito. È una sorta di passaparola digitale che fa parlare di qualcuno attraverso il sito di qualcun altro).

Anche la negoziazione di contratti può essere un’opportunità per gli albergatori di rivedere i termini e le condizioni degli accordi attuali e di identificare le aree in cui è possibile ottenere un’agevolazione.

Tuttavia, ogni hotel è unico e quindi ogni trattativa deve essere preparata e supervisionata diligentemente da un asset manager alberghiero in modo da garantire il raggiungimento del miglior risultato possibile, pensando sia a lungo che a breve termine.

6. Diventare green

Le iniziative ecologiche ed ecosostenibili non solo hanno benefici per l’ambiente, ma possono anche portare a risparmi a lungo termine. Riducendo semplicemente il consumo di energia e acqua, si possono ridurre le bollette e risparmiare sulla manutenzione e sulle riparazioni. Tener conto della stagionalità può aiutare ad evitare sprechi di cibo o di energia.

Alcuni esempi per contribuire ad avere un impatto significativo sui costi e sulla sostenibilità:

  • chiudere aree o piani specifici dell’hotel nei periodi di bassa stagione,
  • creare menu stagionali evitando la preparazione eccessiva di piatti impopolari
  • ridurre il numero di alimenti deperibili in magazzino
  • affidarsi ad aziende come Too Good To Go per i rifornimenti

Le misure di controllo dei costi sono essenziali per migliorare la redditività e raggiungere il successo riducendo le spese operative.

Tuttavia è fondamentale predisporre sempre una strategia completa che includa un’analisi dell’impatto delle misure di risparmio in modo da garantire che la soddisfazione degli ospiti non venga compromessa.

Elaboriamo insieme la tua strategia di controllo dei costi?

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